Klantverhaal: Kings Blue
Van losse papieren en Excelbestanden naar overzichtelijke en efficiënte HR-processen
Over Kings Blue
Kings Blue is een stijlvolle herenkledingwinkel gevestigd in het centrum van Schagen. Met een klein, hecht team bedient Kings Blue een vaste klantenkring die waarde hecht aan persoonlijke aandacht en kwaliteit. De winkel bestaat inmiddels ruim 10 jaar en is in de afgelopen jaren uitgegroeid tot een geliefd adres voor herenmode, met inmiddels ook meerdere parttimers en weekendkrachten in dienst.
De groei in het team bracht echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee op het gebied van personeelsbeheer en administratie.
De situatie
Bij Kings Blue werden HR-zaken zoals contractbeheer, verlofregistratie en urenverantwoording handmatig bijgehouden. Denk aan Excelbestanden, papieren contracten in een map, en verlofaanvragen via WhatsApp of mondeling.
Dat werkte in het begin prima, maar met meer werknemers, waaronder oproepkrachten en tijdelijke krachten, ontstond er steeds meer onduidelijkheid. Er gingen zaken mis met contractverlengingen, werknemers misten overzicht over hun verlofdagen, en de eigenaar besteedde steeds meer tijd aan administratieve taken.
De uitdaging
De winkel wilde professioneler en efficiënter werken. De belangrijkste doelen:
- Grip krijgen op HR-administratie (contracten, verlof, uren)
- Minder afhankelijk zijn van losse documenten en Excel
- Een duidelijk overzicht van alle personeelsgegevens
- Minder tijd kwijt zijn aan communicatie en administratie
- Werknemers meer zelfstandigheid geven in hun HR-zaken
De oplossing: samenwerking met Aar Finance
Samen met Kings Blue voerde Aar Finance een kleinschalige HR-scan uit: hoe verloopt de personeelsadministratie nu, en waar kan het eenvoudiger, duidelijker en minder foutgevoelig?
We richtten de basis HR-processen opnieuw in en kozen ervoor om het personeelssysteem te digitaliseren. Hiermee kreeg Kings Blue in één klap overzicht, structuur én tijdwinst.
Wat we gedaan hebben:
- Contractbeheer gedigitaliseerd en overzichtelijk ingericht
- Verlof- en verzuimregistratie ondergebracht in één systeem
- Werknemers kregen toegang tot hun eigen portaal (inzicht in loonstroken, verlof en documenten)
- Urenregistratie vereenvoudigd en gekoppeld aan de planning
- De eigenaar kreeg één centrale plek voor alle HR-gegevens
Het resultaat
Na de werkzaamheden beschikte Kings Blue over een volledig digitaal HR-systeem dat perfect past bij de schaal van het bedrijf. De administratie is overzichtelijk, foutloos en snel te beheren. Werknemers regelen nu zelf eenvoudig hun verlofaanvragen of bekijken loonstroken zonder dat de eigenaar overal tussen hoeft te zitten.
Concrete resultaten:
- 50% minder tijd kwijt aan personeelsadministratie
- Geen gemiste contractverlengingen meer
- Altijd actueel inzicht in uren, verlof en contractstatus
- Blije werknemers dankzij meer zelfstandigheid en duidelijkheid
- Meer tijd voor de winkelvloer en de klant
Conclusie
De samenwerking tussen Kings Blue en Aar Finance laat zien dat ook een klein bedrijf enorm kan profiteren van slimme HR-oplossingen. Door processen te stroomlijnen en digitaliseren, ontstond er rust, duidelijkheid en ruimte om te doen waar Kings Blue het beste in is: klanten helpen met stijl, zonder kopzorgen over administratie.
Als kleine ondernemer was ik altijd druk met de winkel, klanten, inkoop én ondertussen ook de personeelsadministratie. Alles ging via Excel, papieren mappen en losse berichtjes. Niet ideaal, en het begon me steeds meer tijd en energie te kosten. Via via kwam ik in contact met Aar Finance en vanaf het eerste gesprek voelde het goed. Ze begrepen precies waar ik tegenaan liep, dachten in oplossingen en namen echt de tijd om mee te kijken naar mijn situatie. Samen hebben we mijn HR-processen gestructureerd en alles overgezet naar een digitaal systeem. Nu regel ik alles vanuit één overzichtelijk platform, en mijn werknemers kunnen zelf hun gegevens en verlof bekijken. Geen losse papieren meer, geen stress over contracten of foutjes. Het mooiste is: ik heb nu weer tijd en rust om me te focussen op de winkel en mijn klanten. En ik weet dat alles achter de schermen gewoon goed geregeld is. Ik kan Aar Finance van harte aanbevelen aan iedere ondernemer die grip wil krijgen op z’n administratie, zonder er zelf in te verdrinken.
Klantverhalen
Ontdek hoe wij andere organisaties hebben geholpen.
